在庫管理システムをすぐに導入すべきです

ゆうき薬局では、在庫管理システム「LINCLE」の導入によって「在庫金額の圧縮」と「欠品・廃棄ロスの削減」の両立を実現しました。劇的な業務改善の裏にあったのは、場所を選ばないクラウド型システムの柔軟な利用と、来局予測機能を駆使した発注コントロールです。「これからの時代の生き残りをかけて、システム導入は避けて通れません。」そう語る代表取締役の上野さんに、経営戦略としての在庫管理術を語っていただきました。

─LINCLEの導入を検討するにあたり、他のシステムと比較はされましたか。

上野社長：知り合いの薬局で使用しているシステムなど、３つほど比較しました。その中でLINCLEが良かった点は、不動品の検索と出品が簡単に行えることですね。メディカルシステムネットワークさんの「デッドストックエクスチェンジ※」を利用しているのですが、LINCLEを導入してからはその作業が非常に簡単になりました。不動品を増やさず適正な在庫量を維持するには、定期的なデッドストックエクスチェンジの利用が有効です。
また、他のシステムに比べて操作が分かりやすいのも魅力です。デザインや操作性が優れているので、マニュアルを見なくても直感的に使えます。発注業務の経験がある方なら、画面を見るだけでどう操作すれば良いかが分かるようになっています。

─LINCLEの発注機能をフル活用されていますね。発注業務の具体的な運用はどのようにされていますか。

上野社長：発注は主に3名体制で行っています。LINCLEなら薬剤師でなくても問題なく発注業務が行えるため、事務スタッフを担当に含めています。毎日決まった時間に発注量が自動計算されるので、私たちはその結果をサッと確認して発注します。本当は確認せずに自動発注まで任せたいところですが、先程の来局予測のチェックも兼ねて、あえて人の目で確認しています。それでも1日1回、10分程度で終わります。それ以上の時間はかかりません。現場の効率化は劇的に進んだと思います。

─自動計算で対応できない医薬品にはどのようなものがありますか。

上野社長：まずは出荷制限中の医薬品ですね。短期間の内に状況が変わりやすく、入荷の予測が立たないもの。これはLINCLEのバーコード発注機能を使って発注をしています。あとは外用薬です。当薬局は皮膚科の処方が多いため、包装単位ごとに細かい管理が必要なものに関しては、状況を見ながら手動発注をしています。

─導入してから業務が軌道に乗るまでどれくらいの時間がかかりましたか。

上野社長：1ヶ月ほどでしょうか。導入当初は以前のシステムからのデータ移行で一部調整が必要だったり、日々の操作で確認したいこともあり、サポート窓口に問い合わせることが多かったです。LINCLEのサポートの方には大変お世話になりました。おかげさまで、今では問い合わせることは非常に少なくなりましたね。

─LINCLEの良さを感じられるのはどんなところでしょうか。

上野社長：「受払機能」は非常に使いやすいですね。在庫していない医薬品が必要になった際、近隣の薬局間で在庫を融通し合うことがあります。受払機能では「いつ、どこの薬局から譲受したか」の履歴をすぐに確認できます。
「あ、この薬は以前あそこの薬局からもらったな」と分かるので、また同じ医薬品が必要になった際、すぐにその薬局へ連絡できます。もしこの機能がなければ、近隣の薬局に1件ずつ電話をかけて在庫があるか探さなければなりません。それは時間の無駄ですし、非効率ですから。
それと繰り返しになりますが、クラウド型である点もやはり大きな利点です。4台のPCで同時に見られるので、急ぎの調達が必要なときも、患者さまに対応しているスタッフがその場で履歴を調べて説明できます。患者さまをお待たせすることが少なくなります。
また、人の入れ替えがあって発注担当者が不在になった際、私が薬局の外から遠隔で発注業務を行うこともありました。クラウド型だからできたことだと実感しましたね。