小規模なワンオペ薬局にこそ在庫管理システムが必要です

歴史ある商店街で地域に根ざした「面薬局」であるハマ薬局。 薬剤師一人で全ての業務を完結させる「ワンオペ」体制において、発注業務や在庫管理は大きな負担でした。
そのような状況を、LINCLEはどう変えたのでしょうか。「発注業務に頭を使わなくてよくなった。普段の発注は任せきりにできる。」と語る早田社長に、薬剤師一人師体制の理想的な在庫管理システム活用術を伺いました。

─こちらの薬局の特徴についてお聞かせください。

早田社長： 当薬局は横浜橋通り商店街の中に位置しており、立地の特性上、面処方を中心に受けています。近隣に内科のクリニックはありますが、集中率は20〜30%ほど。長く通うご高齢の患者さまは、遠方の病院にかかっても当薬局に処方箋をお持ちになります。
薬局は家族経営で私と妻の二人とも薬剤師です。二人の薬剤師で交代しているのですが、現在は育児もあるため妻には家庭を優先してもらっています。事務スタッフもいないため、多くの時間は私一人で、いわゆる「ワンオペ」の状態で日々の業務を切り盛りしています。

─LINCLEを導入された経緯についてお聞かせください。

早田社長： 以前は在庫管理システムを導入しておらず、手作業で管理をしていました。しかし、一人で全ての業務をこなさなければいけない環境では、発注業務や在庫管理にかかる時間の負担が大きく、ときには面倒に感じることもありました。そんなとき、メディカルシステムネットワークさんからご紹介いただいたのがLINCLEでした。デモ画面を拝見した際の第一印象はとても良かったです。視認性が高くて分かりやすく、操作も難しくない。「これなら一人体制でも使える」と、直感的に導入を決めました。

─LINCLEの導入後は発注業務にどのような変化がありましたか。

早田社長： 一言で言えば、発注について頭を使わなくてよくなりました。現在はLINCLEの自動発注をフル活用しており、日々の発注業務はシステムにほぼ任せきりです。毎日決まった時間に自動で発注されるため、たとえそのタイミングで患者さまの来局が重なり、業務が立て込んだとしても発注漏れの心配はありません。

─発注量のコントロールはどのようにされていますか。

早田社長： 基本的にはLINCLEが需要予測した数字をそのまま運用することが多いです。発注内容の確認は行いますが、過剰に発注されるようなことはまずないですね。処方枚数の動きに合わせて在庫が適正に動きます。良い意味で大きな変動がなくなり、自分で発注量を考えるより、LINCLEに任せた方が最適な在庫量を維持できます。

─LINCLEの設定はどの程度見直されていますか。

早田社長： 正直なところ、一度軌道に乗ればLINCLEに任せておけるので、頻繁に見直す必要はありません。ただ、発注方式などの設定は、自分で考えて変更をすると、LINCLEが確実に応えてくれます。業務の合間に処方や入出庫の履歴を確認し、「ここはこう変えよう」と微調整するだけで在庫金額が下がったり、より効率的に在庫が回るようになります。普段の発注を安心して任せるためには、こうした設定変更が重要です。設定次第で、より欠品を防げるとも感じています。

─発注方式（安全在庫・発注点・来局予測）はどのように使い分けていますか。

早田社長： 発注方式は医薬品ごとに変えています。大多数は「安全在庫」ですが、湿布などの外用薬は「発注点」を適用することが多いです。特定の患者さまにしか処方されない医薬品には「来局予測」を活用しています。患者さまの来局タイミングに合わせて発注されるので管理がしやすいですね。

─「LINCLEのここが使いやすい」という機能はありますか。

早田社長： 「採用品の切り替え」が便利ですね。手動発注だと、在庫がなくなるタイミングを計って切り替えるのは手間ですし、つい機会を逃してしまいます。LINCLEなら、事前に設定しておけば在庫を使い切るタイミングで自動的に切り替えてくれます。出荷調整に合わせてメーカーを変更したり、新規ジェネリックへの切り替え、またフェルゼンファーマ製品のような薬価差益の高い医薬品への移行もスムーズに行えます。「今ある在庫を使い切ってから次に移る」というコントロールが自動でできるのが良いですね。

─細かな設定まで使いこなされている印象です。

早田社長： 発注業務というのは、人間がどれだけ注意を払って対策を立てても、どうしてもミスが発生します。であれば、信頼できるシステムに任せてしまった方が楽になれます。しかし稀に「なぜこの薬が入荷していないのだろう？」など疑問に思うこともあります。大抵の場合は自分で調べれば解決しますが、以前、どうしても原因が分からず、サポートの方へメールで問い合わせたことがありました。

─LINCLEサポートの対応はいかがでしたか。

早田社長： レスポンスが早く、回答も的確で助かりました。LINCLEはクラウド型なので、サポート側でもこちらの設定状況や履歴を確認して調査してもらえます。これは心強いですね。導入時にも丁寧にレクチャーしていただきました。もし分からないことがあっても、サポートの方に聞けばすぐに解決できるという安心感があります。

─ずばりLINCLEを導入するメリットは何でしょうか。

早田社長： LINCLEのメリットは、「発注のことをあまり考えなくてもいい」点にあります。発注内容を考えるだけでも労力を使いますし、何より忙しい時間帯は、発注管理をしたくても手が回りません。近年は医薬品卸の発注締切時間が早まる傾向にあり、LINCLEの導入前は「締切間際に患者さまが集中し、発注が間に合わない」という事態がたびたび起こっていました。締切を過ぎれば納品は2日後になってしまうため、他の医薬品卸に電話で発注するなど、余計な手間が発生していました。
しかしLINCLEを導入してからは、どんなに現場が混み合っていても、システムが定刻に自動で発注を完了してくれます。人が少ない薬局ほど発注の自動化は便利に感じると思います。薬局によっては、担当者がずっと発注にかかりきりになってしまうことも多いと聞きます。特に私と同じような環境で、ワンオペで業務をこなしている方には間違いなくおすすめできます。業務の効率が全然違いますよ。

─ありがとうございました。